e-İrsaliye Nedir? Nasıl Kullanılır? Avantajları Nelerdir?

e-Dönüşüm yöntemlerinin en tercih edilen uygulamalarından biri e-İrsaliye uygulamasıdır. Ticari faaliyette bulunan şirketler için elektronik ortamda düzenlenen ve müşteriye ulaştırılan irsaliye, hem zaman hem de maliyet açısından oldukça avantajlıdır. Diğer tüm e-Dönüşüm uygulamaları gibi e-İrsaliye uygulamasına başvurmak için de birtakım yöntemler ve şartlar mevcuttur. e-İrsaliye’nin ne olduğu, e-irsaliye kullanmanın avantajları nelerdir ve başvuru yöntemleri ile ilgili bilgileri sizlerle paylaşacağız.

e-İrsaliye Nedir?

e-İrsaliye, bir malın taşınması ve sevki sürecinde kullanılması gereken irsaliye belgesinin elektronik ortamda hazırlanmış halidir. Kısaca kâğıt üzerinde hazırlanan irsaliyenin elektronik ortamda düzenlenmiş halidir. Kâğıt irsaliye ile e-İrsaliye’nin hukuki açıdan bir farkı yoktur. Aynı standartlara sahiptir. Kâğıt irsaliyeden farklı olarak malı taşıyan aracın plaka bilgileri ve şoförün kimlik bilgilerini içerir.

e-İrsaliye Avantajları Nelerdir?

Hız: e-İrsaliyeye geçiş yapmak kağıt irsaliyeye kıyasla işlerinize hız ve pratiklik katar.

Maliyet: İrsaliye basım, arşivleme ve kargolama giderlerini azaltarak maliyet tasarrufu sağlar.

Zaman: İş süreçlerini hızlandırarak çalışma verimliliğini artırır.

Hızlı Mutabakat: e-İrsaliye kullanımı bilginin çok kısa sürede iletilmesi ile şirketlerin iade, kabul veya red gibi süreçlerinde hızlı bir şekilde mutabakat imkanı sağlar.

Arşivleme: Dijital arşivleme özelliği sayesinde tüm irsaliyelere saniyeler içinde ulaşma imkanı sağlar.

Risksiz: Kargolama, arşivleme süreçlerinde kaybolma ihtimalini ortadan kaldırır.

Çevre Dostu: Ekonomik katkı sunmanın yanı sıra kağıt israfının da önüne geçerek doğaya katkı sağlar.

Entegre Sistemi: Şirketler e-İrsaliye süreçlerini, e-İrsaliye uygulamasını muhasebe sistemlerine entegre ederek süreçleri tek noktadan yönetme imkânına sahip olurlar.

e-İrsaliye Uygulamasını Kimler Kullanmalıdır?

GİB tarafından yayımlanan 509 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında zorunluluk halleri genişletildi. Bu tebliğe göre 01.07.2020 tarihi ile geçilmesi zorunlu durumlar:

GİB, inceleme veya inceleme çalışmaları neticesinde riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu tespit edilen mükellefleri veya mükellef gruplarını, faaliyet, sektör ve ciro tutarına bağlı olmaksızın e-İrsaliye uygulamasına geçmeye zorunlu tutar. Uygulamaya geçiş yaparken Başkanlık tarafından yazılı bildirim yapılır ve geçiş hazırlıkları için en az 3 ay müddet verilir.

e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve 2018 veya takip hesap dönemleri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 25 Milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin 01.07.2020 tarihi itibarıyla e-İrsaliye uygulamasına geçmesi zorunlu hale gelmiştir.

Enerji Piyasası Denetleme Kurumu’na kaydı bulunan işletmelerin, şeker ve benzeri ürünlerin imalini gerçekleştiren mükelleflerin, maden üretim faaliyetinde bulunan gerçek ve tüzel kişi mükelleflerinin, demir-çelik imali, ithali veya ihracı faaliyetinde bulunan mükelleflerin, gübre takip sistemine kaydı olan kullanıcıların, sebze-meyve tüccarlarının e-İrsaliye uygulamasına geçmeleri zorunlu hale gelmiştir.

Detaylı bilgi için tıklayınız.

e-İrsaliye Uygulamasına Nasıl Başvurulur?

Mükelleflerin e-İrsaliye uygulamasının kullanabilmeleri için öncesinde e-Fatura sisteminde kaydının bulunması gerekmektedir.

e-Fatura sisteminde kaydı bulunan kullanıcılar, üç farklı yöntemden birini tercih ederek e-İrsaliye uygulamasına başvurabilirler. Bu yöntemler aşağıdaki gibidir:

1- GİB portal

Mükellefler https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp adresinden portala giriş yapar. Araçlar/Kullanıcı Bilgileri alanından Kullanıcı Bilgileri kısmındaki “e-irsaliye kullanmak istiyorum” butonuna tıklayarak kullanmaya başlayabilir.

2- Entegrasyon

e-Fatura’yı entegrasyon yöntemi ile kullanan mükellefler e-İrsaliye’ye dahil olmak için Başkanlık’a hitaben bir dilekçe ve test tanım formu ile başvuru yapılabilir. Belgeler Başkanlık’a ulaştıktan sonra www.efatura.gov.tr adresinde yer alan test planına uygun olarak e-irsaliye testlerini başarı ile tamamlayanlara e-irsaliye kullanma izni verilecektir.

3- Özel Entegratör

e-Fatura’yı özel entegrasyon ile kullanan mükellefler, Başkanlıktan e-İrsaliye özel entegratörlük izni alan özel entegratörlerden birisi ile anlaşmak suretiyle kullanabilirler. Kullanıcıların hesapları özel entegratörler tarafından elektronik ortamda tanımlanacak Başkanlıktan e-irsaliye özel entegrasyon izni alan kurumlar www.efatura.gov.tr adresinde yayınlanacaktır.

e-İrsaliye Kimlere Düzenlenebilir?

e-İrsaliye kesme işlemi, taraflar arasında elektronik ortamda sisteme kayıtlı kullanıcılar arasında gerçekleşebilir. e-İrsaliye gönderebilmek için gönderici ve alıcının e-İrsaliye kullanıcısı olması gerekmektedir. Taraflardan biri e-İrsaliye kullanmıyor ise işlem, e-Arşiv fatura veya sevk irsaliyesi gönderimi şeklinde gerçekleştirilmelidir.

e-İrsaliyede Yol Denetimi Nasıl Olur?

Denetim memurları, mevcut cihazları ile irsaliyede bulunması zorunlu olan karekodu okutarak e-İrsaliye ile ilgili gerekli bilgilere ulaşabilir ve denetimi gerçekleştirebilirler. Bu şekilde, e-İrsaliye uygulaması yol denetimi için de oldukça pratik çözümler sunar.

e-İrsaliyede Bulunması Zorunlu Bilgiler Nelerdir?

• E-irsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası; e-irsaliyeyi düzenleyenin adı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası.
• Müşterinin adı, ticaret ünvanı, varsa vergi dairesi ve hesap numarası, iş yeri adresi ve iş yeri adresinden farklı olması hâlinde teslimat adresi.
• Taşınan malın cinsi, miktarı, fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı.
• Tercihe bağlı olarak araç dorse şasi numarası, plaka ve şoför bilgisi.
• E-irsaliyelerde 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılmaktadır.